Prawie każdy przedsiębiorca otarł się o nieefektywność tego procesu chociaż raz w życiu, jednak dla wielu firm jest on codziennością. Mamy na myśli faktury przekładane z biurka na biurko, przechodzące przez ponowną akceptację duplikaty, czy poszukiwanie zagubionej faktury nawet przez kilka godzin. Niestety, wiemy, że wielu polskim przedsiębiorcom takie sytuacje są dobrze znane.
Czy tradycyjny obieg dokumentów może odbywać się w inny sposób? Nowoczesne narzędzia IT dostarczają rozwiązań dla niemalże każdego problemu w zarządzaniu biznesem, również dla procesu obiegu faktur. Gdy obieg faktur zostaje zamknięty w systemie, praca w organizacji natychmiast staje się efektywniejsza. A to dlatego, że w systemie do elektronicznego obiegu faktur, nie ma mowy o zagubionych dokumentach, czy ich duplikowaniu. Co więcej, dobrze zintegrowany i wyposażony system wyklucza potrzebę przepisywania jakichkolwiek danych. Takim systemem jest IDR wraz z silnikiem do OCR faktur.
OCR faktur to narzędzie, które rozpoznaje dane z faktury z każdego formatu dokumentu. Nie ma znaczenia czy został on dostarczony w formie elektronicznej, czy papierowej. W tym wypadku wystarczy skan lub zdjęcie faktury, aby system OCR rozczytał zawarte na nich dane. System przesyła rozczytane informacje do zatwierdzenia, a następnie płatności. W ten sposób OCR faktur umożliwia szybszą, mniej stresującą dla pracowników i efektywniejszą pracę.
Elektroniczny obieg faktur wpłynie na poprawę wielu obszarów w Twojej firmie. Zaczynając od budżetu, na który składa się wynagrodzenie pracowników i których czas pracy znacznie się skróci. Czas ten może być zagospodarowany na wykonywanie innych czynności. Kolejną kwestią, na którą wdrożenie systemu będzie miało pozytywny wpływ, jest komfort pracy. Elektroniczny obieg dokumentów wiąże się ze zmniejszeniem poziomu stresu pracowników, który często wzrasta przy trudnościach w znalezieniu danego dokumentu, czy też przy wysokim ryzyku popełnienia błędu. Kolejną, prawdopodobnie najważniejszą z punktu widzenia zarządu korzyścią jest pełna kontrola kosztów przychodzących i wychodzących z firmy w dowolnym momencie. W związku z tym, że wszystkie faktury są umieszczone w systemie, istnieje możliwość ich podglądu oraz generowania raportów dotyczących nawet tych kwot, które wciąż oczekują na akceptację.
Aby wybrać najlepsze rozwiązanie IT, które obejmie obieg faktur należy dokonać analizy potrzeb w swojej firmie. Takiej analizy dokonują firmy wdrażające. Warto jednak skorzystać z kilku konkurencyjnych ofert i je porównać. Dostawca systemu powinien mieć wieloletnie doświadczenie i najlepiej wdrażać system międzynarodowy, który jest systematycznie uaktualniany, ma gwarancję jakości oraz uzyskał dobre opinie od dotychczasowych klientów.
