Składowanie dokumentów staje się obecnie dość skomplikowaną sprawą ze względu na ochronę danych osobowych, zawierającą bardzo restrykcyjne postanowienia. Ponadto, należy przy tym zadbać o porządek i łatwy dostęp do poszczególnych części dokumentacji, by nic się nie zgubiło. Odpowiednio opisane teczki, ułożone alfabetycznie lub datami to szeroko stosowane rozwiązanie, niektórzy też przy porządkowaniu swoich archiwów stosują rozmaite kolory, mające oznaczać konkretne działy, kontrahentów, bądź inne większe sfery związane z jedną dziedziną.
Jasne jest, że dokumenty nie mogą leżeć na biurku pod nieobecność pracowników, nawet jeśli personel jest obecny, a do biura wchodzą osoby postronne, należy zabezpieczyć dane. W takiej sytuacji świetnie się sprawdzi szafa biurowa zamykana na klucz, mogąca pomieścić duże ilości dokumentacji, jak i tworząca możliwość odpowiedniej segregacji. Dzięki zabezpieczeniu w postaci zamka można być pewnym, iż wszystkie dane są odpowiednio zabezpieczone, a żaden ważny dokument nie zginie.
